第一章 总 则

第一条 为使我队的公文处理工作规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据上级有关规定，结合工作实际，特制定本规定。

第二条 总队的公文是在生产和经营管理过程中所形成的具有强制效力和规范体式的公务文书。是传达贯彻党和国家的方针、政策、发布规章制度，请示和答复问题，指导布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 各单位要对自身行文负责。行文的事项必须在本单位的职权范围之内，不属于自己职权范围内的事项不要行文。

第四条 在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法规和有关保密规定，确保国家秘密和总队商情技术秘密安全。

第二章 公文处理管理机构

第五条 总队公文处理工作的管理机构为综合办公室。日常公文处理工作由主任、秘书和文书具体负责。

第六条 总队各单位(部门)应根据公文处理需要明确一名兼职人员负责公文处理工作，单位(部门)负责人应加强对本单位(部门)公文处理工作的管理。

第三章 公文种类

第七条 根据《办法》规定和总队的实际情况，总队内各单位(部门)使用的公文种类主要有：

(一)决定：适用于总队对重要事项或重大行动做出安排;

(二)指示：适用于总队对所属单位(部门)布置工作，阐明工作活动的指导原则;

(三)通知：适用于批转队属各单位的公文，转发集团、省、市和不相隶属机关的公文;发布总队规章制度，传达要求办理和需要周知或者共同执行的事项等;

(四)通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况;

(五)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问等;

(六)请示：适用于向上级机关请求指示、批准的事项;

(七)批复：适用于答复下级单位的请示事项;

(八)函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等;

(九)会议纪要：适用于记载和传达会议情况及议定事项，督促与会方落实会议精神;

第四章 公文格式

第八条 公文的书面格式是公文书面项目的结合，包括文头部分、行文部分和文尾部分。

(一)文头部分一般由版头、发文字号、横间隔线、密级、紧急程度和签发人姓名组成。

1.版头是发文单位的标志，用红色套印。一般由发文单位全称或规范化简称加“文件”构成，如“中国建材地勘中心甘肃总队文件”。

2.发文字号由发文单位代字、年度和顺序号三部分组成。发文字号排列在版头之下，横间隔线之上居中位置。总队的发文字号，由综合办公室统一规定。

3.横间隔线是在发文字号之下，公文标题之上的一条红色横线，它将文头部分与行文部分隔开，使公文眉目清晰。

4.密级是公文的秘密等级。秘密公文应当在文件的左上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”等密级，并在文件最后标明印发份数。

5.紧急程度标注在公文首页图文区左上角密级和保密期限之下。内容紧急的公文，根据其紧急程度，分别注明“急”、“加急”、“特急”。平件则无需注明。

6.签发人是最终审定并签署印发的领导人。上报的公文，应在公文首页横间隔线上方，发文字号右侧，标注签发人姓名，如“签发人x x x ”。

(二)行文部分一般由公文标题、主送单位、正文、附件标注、发文单位、成文时间和印章组成。

1.公文标题由发文单位名称、事由和文种三要素构成。公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。不用红头文件纸打印的公文，应当标明发文单位。

2.主送单位是行文的对象，是办理或答复公文的单位。主送单位根据行文的需要，确定写一个或多个。上行文在多数情况下写一个，下行公文可写多个。

3.正文是公文的核心部分。行文的原因、要达到的目的、周知的事项以及具体要求，都通过正文来表达、阐述。

4.附件标注是对附件名称和件数的说明。公文如有附件，就要在正文之后左下方注明附件名称、顺序和件数。

5.发文单位是制发公文单位，要用全称或规范化简称，标注在公文尾部右下侧。

6.成文时间一般标注在发文单位名称下面。成文时间一般以领导签发的时间为准;会议通过的公文，以会议通过的时间为准;联合行文以最后一个单位领导人的签发时间为准。

7.印章是公文生效的凭证，印章要端正、清晰地盖在发文单位和成文时间上，要求上不压正文，下要骑年盖月。临时性机构需要代章的，则应在发文单位之后用括号注明“代章”。

(三)文尾部分一般由主题词、抄送单位和印刷版记组成。

1.主题词是反映公文核心内容的规范化名词或名词性词组。主题词标注在抄送单位上方，用黑体字顶格排列。

2.抄送单位是需要协助承办或需要了解公文内容的单位。抄送单位标注在主题词之下，印刷版记之上。

3.印刷版记包括公文的印发单位、印发时间和印刷份数。

(四)公文用纸一般采用国际标准A4型(特殊表格除外)，左侧装订。

第五章 行文规则

第九条 凡是总队内各单位(部室)主管的事项，如财务计划、技术设备、安全生产、科技档案、党群、人力资源管理等等，各单位(部室)之间应当直接面谈或行文办理有关事项，超出部门权限或办理有困难的事项提出意见报送总队分管领导后，商量以总队名义行文。

第十条 “请示”、“报告”、“函”等为上行文。

(一)“请示”，只对上级单位，一般不得超级请示。特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级单位。“请示”应当一事一文，只写一个主送单位。

(二)“报告”中不得夹带请示事项，公文标题不得用“请示报告”字样。

第十一条 总队各单位之间平行文主要有“通知”、“通报”和“函”等。

第十二条 总队下行文主要有：“决定”、“指示”、“通知”、“通报”和“批复”等。必要时应当抄送集团公司和上级主管部门。

第十三条 总队发文主体分为总队党委、总队和总队纪委。向上级请示事项，报告工作;向下级发布决定、指示，通报重大问题;决定人事任免和聘用;发布规章制度;一般性的通报与业务单位的函件往来等应以总队的名义发文;凡涉及事项无需总队研究决定而属于职能部门职权范围以内的事项或以部门名义亦能代表总队意见的，经总队分管领导批准，可以加盖部门印章发文。

第十四条 队属各单位部门行文涉及其他部门的问题时，主办部门要主动与相关部门协商、会签，如对有关问题意见不一致时，不得各自行文，必须经分管领导协调意见一致后，方可行文。

第六章 发文办理

第十五条 发文处理是指公文拟稿到发出和保管的整个运行过程。发文处理程序包括：交拟→拟搞→审核→签发→缮印→校对→用印→登记→分发→投送→立卷→归档→销毁等程序环节。

第十六条 草拟公文应当做到：

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(二)符合实情，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

(三)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题、后引发文字号。

(四)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

(五)用词、用字准确、规范。文内使用非规范简称，一般应当先用全称，并注明简称。

(六)公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语必须用汉字外，应当使用阿拉伯数码。公文使用国家法定计量单位。

第十七条 公文由总队领导签发。重要的或涉及面广的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发。经授权，也可由综合办公室主任签发。

第十八条 签发公文，签发人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。

第十九条 公文首面纸必须用《中国建材地勘中心甘肃总队发文稿纸》由拟稿人手写。第二页起的草拟、修改文，一律用微机打印或蓝黑墨水、碳素墨水钢笔，书写要工整，不写不规范的异体字和简化字，纸面要整洁。

第二十条 公文送领导签发之前，应当由综合办公室审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是需要与有关部门协商、会签、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。

第七章 收文办理

第二十一条 收文处理是指总队综合办公室对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序包括签收→拆封→登记→筛选→分发→传阅→拟办→批办→承办→催办、查办→办复→立卷→归档→销毁等程序环节。

第二十二条 凡发至我队的党内文件、行政系统的公文以及参加会议带回的文件材料统一由综合办公室签收。办公室负责人对收文进行阅读后，提出初步处理意见后，分别送有关领导人、有关单位或承办人员。分送主管领导的，由主管领导批示，相关部门承办。

第二十三条 有关单位根据领导的批示意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个单位会办的公文，主办单位要主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合。

第二十四条 送领导人批示或者交有关部门办理的公文，综合办公室要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办;一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第二十五条 各单位(部室)上报的公文，如不符合本办法的要求，综合办公室可退回呈报部门修改或重新拟文。

第二十六条 各单位(部室)文件办理完毕，应及时送交综合办公室存档。

第八章 文件打印

第二十七条 以总队名义发文，经总队主管领导签发，综合办公室统一编文号后安排打印。文件附件由发文部门打印。综合办公室根据公文急缓情况，按先急后缓，先外后内的原则进行安排。

第二十八条 对打印好的公文清样，由拟稿人负责进行校对，确保无误后，签写姓名、日期、印制份数，交综合办公室制印成文。

第二十九条 队属各单位(部室)以本部门名义印发的公文，由各单位(部室)自行制印。

第三十条 文件的制印份数应根据收文单位、存档备查数目来确定。

第三十一条 上级单位的秘密文件应按照机要文件管理规定处理，除绝密和注明不准翻印的外，经总队领导或者办公室主任批准，可以翻印。翻印的文件按原件文件管理要求管理。传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。

第三十二条 总队实行无纸化网络办公后，本规定第六章发文办理、第七章收文办理、第八章文件打印等程序按网络办公要求执行。

第九章 用印

第三十三条 文件制印完毕应及时用印发出。

(一)总队发文用印，由总队领导签发或授权的办公室主任签发的文件，加盖总队公章。

(二)各单位(部门)发文用印;由单位(部门)负责人签发文件，文件制印好后加盖本部门印章。

第三十四条 用印要严格按总队《印章管理办法》进行审查，对不符合签发权限，用印手续不完备，行文关系不正确的不予用印。

第十章 公文立卷、归档和销毁

第三十五条 公文办完后，应当根据《档案法》和有关规定，及时将公文稿、正本和有关材料整理立卷。

第三十六条 公文归档，应根据相互关系、特征和保存价值分类整理立卷。要保证档案的齐全、完整，以便保存利用。

第三十七条 相关部门联合办理的公文，原件归主办单位立卷。

第三十八条 队属各单位(部门)案卷应当确定保管期限，根据案卷内容需向总队档案室移交的，一般第二年的六月份移交应归档的资料。

第三十九条 没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁程度按规定执行。

第十一章 附 则

第四十条 本规定由总队综合办公室负责解释。

第四十一条 本规定自印发之日起执行。